اتوماسیون اداری چیست و چرا هر کسب و کاری به آن نیاز دارد؟

اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از فناوری‌ها، سیستم‌های اطلاعاتی و ابزارهای مختلف است، که فعالیت‌های اداری را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسان انجام می‌دهد. در دنیای امروز که مدیریت زمان و اطلاعات و ارتباطات اهمیت ویژه‌ای دارد، اتوماسیون اداری نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است. با توجه به تسریع فناوری و پیشرفت‌های اخیر در زمینه سیستم‌های اطلاعاتی، اتوماسیون اداری به یک ابزار اساسی برای هر کسب و کار تبدیل شده؛ در ادامه با مفهوم اتوماسیون اداری، مزایا و فواید آن و همچنین قابلیت‌ها و ابزارهایی که دارد آشنا خواهیم شد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری سامانه‌ای متشکل از نر‌م‌افزارها، ابزارها و فناوری‌های مختلف است، که همگی در راستای تسهیل و خودکارسازی فرایندها و فعالیت‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند، فعالیت‌هایی مانند مدیریت ارتباطات، مدیریت اطلاعات، مدیریت اسناد و… . با استفاده از تکنولوژی و فناوری مدرن موجود در اتوماسیون اداری، می‌توان فعالیت‌های روزمره اداری را به طور خودکار و سریع انجام داد، که از نظر زمانی و هزینه‌ای بسیار موثر است.

به عنوان مثال، اتوماسیون پروسه مدیریت سند می‌تواند شامل ایجاد و مدیریت الکترونیکی اسناد، جستجوی سریع و دسترسی آسان به اطلاعات و همچنین جریان کار الکترونیکی باشد؛ یا مثلا برای فرایند ثبت انواع درخواست توسط کاربران، تنها کافیست فرم الکترونیکی مربوطه طراحی شود و سپس کارمندان و اعضای سازمان با تکمیل فرم مربوطه و ثبت درخواست خود، آن را در سازمان به گردش بیاندازند.

بکارگیری اتوماسیون اداری چه مزایایی دارد؟

بکارگیری و پیاده سازی اتوماسیون اداری مزایای مختلفی با خود به همراه دارد و به همین دلیل، اتوماسیون اداری به عنوان یک استراتژی و ابزاری مناسب و کاربردی برای بهبود عملکرد سازمان‌ها در زمینه‌های مخلتف، مورد توجه قرار گرفته است. برخی از مزایای بکارگیری اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

افزایش بهره وری و کارایی عملیات اداری

با اتوماسیون فعالیت‌های اداری، زمان و نیروی انسانی ذخیره می‌شود و بهره‌وری عملیاتی افزایش می‌یابد. فرآیندهای تکراری و زمان‌بر به صورت خودکار انجام می‌شوند و اشتباهات انسانی کاهش می‌یابد.

کاهش خطاها و اشتباهات انسانی

اتوماسیون اداری به دلیل حذف دخالت انسانی در فرآیندها، خطاها و اشتباهات انسانی را به حداقل می‌رساند. سیستم‌های اتوماسیونی دقت بالایی دارند و با حدف نیروی انسانی در اجرای فرایندها، احتمال بروز خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.

افزایش سرعت و دقت در انجام وظایف اداری

با استفاده از اتوماسیون اداری، فرآیندها به طور خودکار و سریع انجام می‌شوند. این امر باعث افزایش سرعت و دقت در انجام وظایف اداری می‌شود و تأثیر مثبتی بر عملکرد سازمان دارد.

امکان دسترسی آسان به اطلاعات و گزارش ها

با استفاده از سیستم‌های اتوماسیونی، اطلاعات با سرعت و امنیت بیشتری در دسترس سازمان‌ها قرار می‌گیرند و امکان جستجو، بایگانی و فراخوانی آسان به آنها، فراهم می‌شود. همچنین به دلیل ساختاریافته بودن اطلاعات و داده‌ها در اتوماسیون اداری، تولید گزارش‌ها و آمارهای دقیق و به‌روز نیز تسهیل می‌گردد.

کاهش هزینه ها و صرفه جویی در زمان و منابع

با استفاده از اتوماسیون اداری، هزینه‌های مربوط به فرآیندهای دستی (مانند هزینه کاغذ، سرویس چاپگرها، ارسال مکاتبات به روش‌های فیزیکی و…) کاهش می‌یابد. همچنین، به علت افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها، در زمان و منابع نیز صرفه‌جویی صورت می‌گیرد.

بهبود فرآیندهای تصمیم گیری و مدیریت استراتژیک

مدیران و همچنین کارکنان با دستیابی به اطلاعات دقیق و به‌روز و تهیه گزارش‌های آماری و تحلیلی از آن‌ها، می‌توانند استراتژی‌ها و تصمیم‌گیری‌های خود را با دید بهتر و هدف‌مندتر بررسی و ارزیابی نمایند، که امر تاثیر مستقیمی بر روی فرایندهای تصمیم‌گیری و مدیریت استراتژیک سازمان دارد.

افزایش امنیت داده ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری معمولاً دارای مکانیزم‌های حفاظتی قوی و پروتکل‌های امنیتی متنوع برای حفظ امنیت داده‌ها، اطلاعات و ارتباطات هستند. این امر باعث کاهش خطرات امنیتی مانند دسترسی غیرمجاز، سرقت اطلاعات و تخریب داده‌ها می‌شود.

اتوماسیون اداری چه قابلیت ها و زیرسیستم هایی دارد؟

همان‌طور ککه در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی تشکیل شده است، که هر کدام وظایف و قابلیت‌های خاص خود را دارند. در زیر به برخی از قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های مهم اتوماسیون اداری اشاره می‌کنیم:

سیستم مدیریت مکاتبات

سیستم مدیریت مکاتبات یکی از زیرسیستم‌های مهم در اتوماسیون اداری است. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت و پیگیری مکاتبات – اعم از ایجاد نامه، شماره‌گذاری خودکار مکاتبات، توزیع مکاتبات در سازمان و… – را به صورت الکترونیکی و اتوماتیک انجام دهند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم مدیریت مکاتبات اشاره می‌کنم:

• کارتابل الکترونیکی مکاتبات
• دبیرخانه تخصصی
• فکس الکترونیکی
• مدیریت ایمیل و ECE
• بایگانی شخصی و سازمانی
• کنترل دسترسی کاربران به مکاتبات
• طبقه‌بندی مکاتبات
• و…

سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت مستندات (Document Management System) یکی دیگر از زیرسیستم‌های مهم در اتوماسیون اداری است. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت و استفاده از اسناد و مستندات را به صورت الکترونیکی و اتوماتیک انجام دهند و چرخه حیات اسناد در سازمان را مدیریت نمایند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم مدیریت مستندات اشاره می‌کنم:

• ثبت و ایجاد اسناد به صورت الکترونیکی
• دسته‌بندی و بایگانی مستندات
• مدیریت نسخه‌ها و ویرایش‌ها
• اشتراک گذاری و کار گروهی
• کنترل دسترسی و امنیت
• جستجو و بازیابی مستندات

با استفاده از این زیرسیستم، سازمان‌ها قادر خواهند بود مستندات خود را به صورت مؤثرتر و کارآمدتری مدیریت کنند، دسترسی به اطلاعات را سریعتر و آسان‌تر نمایند و همکاری و هماهنگی در پروژه‌ها و فرآیندها را تسهیل و تقویت نمایند.

سیستم مدیریت فرایندها

سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) یا به اختصار BPMS، یک سیستم نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را طراحی، مدلسازی و مدیریت نمایند و آن‌ها را بهبود دهند. این سیستم برای اتوماسیون و اجرای بهینه فرایندهای کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم مدیریت فرایندهای کاری اشاره می‌کنم:

• طراحی و مدلسازی فرایندها
• بهینه‌سازی مراحل فرایندها
• اجرا و کنترل فرایندها
• اتصال به سیستم‌های دیگر
• اجرای فرایندها در سامانه‌های دیگر
• و…

سیستم مدیریت کارها و پروژه‌ها

سیستم مدیریت کارها (Task Management System) در اتوماسیون اداری یک سیستم نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها . و اعضای آن‌ها کمک می‌کند تا وظایف و کارهایشان را مدیریت و سازماندهی نمایند. این سیستم به صورت الکترونیکی و آنلاین عمل می‌کند و به تیم‌ها و کاربران امکان می‌دهد وظایف را تعیین، ارجاع و پیگیری کنند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم مدیریت کارها در اتوماسیون اداری اشاره می‌کنم:

• تعریف فضاهای کاری مختلف
• تعریف پروژه‌های مختلف
• انتساب کارها و وظایف به افراد
• مدیریت افراد تیم و گروه
• پیگیری و وضعیت وظایف
• اولویت‌بندی وظایف و ایجاد چک لیست برای آن‌ها
• پیوست‌ها فایل‌ها و مستندات در کارت مربوط به هر کار
• و…

هر کسب و کاری، بزرگ یا کوچک، در دنیای پویای امروزی به اتوماسیون اداری نیاز دارد. دلیل اصلی این نیاز به بهره‌وری بیشتر، کاهش خطاها، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها و بهبود عملکرد و کیفیت فرآیندهای اداری مرتبط است. با بکارگیری اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها قادر خواهند بود تا بهترین استفاده را از منابع خود ببرند و بازدهی بیشتری را تجربه کنند. در نتیجه، توصیه می‌شود که تمامی سازمان‌ها، بزرگ یا کوچک، به پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در فرآیندهای خود توجه کنند تا بهره‌وری و عملکرد بهتری را به دست آورند و در رقابتی پویا با دیگر رقبای خود، قدمی مطمئن به سوی موفقیت بردارند.