یکی از مهم ترین ویژگی های شرکت های بازرگانی این است که در آن ها فعالیت های حساس و مهمی رخ می دهد. این فعالیت ها باعث به وجود آمدن حجم زیادی از اطلاعات و داده های مهمی است که مدیریت و کنترل آن ها اهمیت زیادی دارد. در واقع فعالیت هایی که در شرکت های بازرگانی انجام می شود، علاوه بر درآمد و کسب سود بالا، هزینه های زیادی را به همراه دارد. علاوه بر این، این نوع شرکت ها برای ادامه دادن به فعالیت خود و گسترش کسب و کارشان با شرکت های مختلفی داد و ستد و ارتباط و همکاری دارند. به همین جهت می توان گفت بخش عمده و مهمی از مراودات شرکت های بازرگانی با شرکا و همکاران خارجی به همین بخش مالی مربوط می شود. در این شرکت ها با استخدام یک حسابدار مالی بازرگانی، به امور مالی و کلیه بخش های زیر مجموعه آن سر و سامان می بخشند. این فرد نه تنها باید آگاهی و تسلط کامل بر حسابداری داشته باشد. بلکه لازم است با کلیه امور بازرگانی نیز آشنا باشد. با این وجود استفاده از سیستم مالی بازرگانی امری اجتناب ناپذیر است. به گونه ای که همه شرکت های بازرگانی برای کنترل، بررسی و آنالیز دقیق امور مالی خود به یک سیستم نرم افزاری مالی بازرگانی نیاز دارند. در ادامه همراه ما باشید تا با کاربرد سیستم مالی بازرگانی، مزایا و اهمیت استفاده از آن به طور کامل آشنا شوید.
کاربرد سیستم مالی بازرگانی
کلیه شرکت ها و سازمان هایی که در آن ها مراودات و خرید و فروش هایی با شرکت های خارجی و حتی داخلی انجام می دهند، به عنوان شرکت های بازرگانی شناخته می شوند. این نوع شرکت ها از ابتدای فعالیت خود با شرکا و همکاران زیادی داد و ستد مالی دارند. به همین دلیل حجم زیادی از امور مالی به آن ها اخنصاص می یابد. در این نوع شرکت ها محاسبه کردن سود و زیان در پایان هر دوره اهمیت زیادی دارد. در واقع بررسی و محاسبه کردن سود و زیان مالی یکی از زیر شاخه های مهم حسابداری محسوب می شود. در صورتی که یک شرکت بازرگانی به صورت صحیح این امور مالی را بررسی نکند، با شکست روبرو خواهد شد. این امور با استفاده از سیستم مالی بازرگانی به بهترین نحو انجام می شود. به همین جهت به طور کلی می توان گفت از جمله کاربردهای اصلی سیستم مالی بازرگانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- محاسبه و بررسی گزارشات مالی برای محاسبه و بررسی عملکرد سازمان
- بررسی دقیق امور مالی و امکان تعیین چشم انداز و آینده مالی سازمان
- امکان آگاهی داشتن دقیق از درآمد و هزینه های شرکت در صورتحساب مالی سازمان یا شرکت
- بررسی و آگاهی دقیق از بدهی و دارایی های شرکت
- بررسی بودجه خالص نهایی
- تهیه ترازنامه مالی
مزایای استفاده از سیستم مالی بازرگانی
خوشبختانه با شناخت اهمیت بررسی امور مالی و بازرگانی که در یک شرکت یا سازمان بازرگانی رخ می دهد، این شرکت ها با اهمیت استفاده از نرم افزار سیستم مالی بازرگانی آشنا هستند. علاوه بر این، متناسب با نیاز سازمان های مختلف انواع این نرم افزارها با قابلیت ها و ویژگی های مختلف طراحی و تولید شده اند. از جمله بهترین مزایای استفاده از سیستم نرم افزار مالی بازرگانی این است که می توان متناسب با نیاز هر واحد سازمان، اطلاعات را برای منابع انسانی، بخش مالی، بخش خرید و فروش، بخش تجزیه امور مالی، و حتی انبارداری تعریف کرد. به همین جهت هر واحد متناسب با نیاز خود به بخش بازرگانی مورد نظر دسترسی خواهد داشت. اما به طور کلی همه آن ها مزایای مشترک و نسبتا یکسانی دارند که به شرح زیر است:
- طراحی رابط کاربری ساده و قابل درک برای کلیه پرسنل و کارمندان
- امکان طبقه بندی کردن اطلاعات
- امکان پیگیری کردن انواع رسیدهای انبار در محاسبات امور مالی
- امکان محاسبه کردن و تهیه سود و زیان شرکت
- دسترسی به اطلاعات یکپارچه و سریع به اطلاعات مالی مورد نظر
- قابلیت تعریف دسته بندی های مختلف متناسب با تعداد واحدهای هر سازمان و نیاز بخش های مختلف
- دسترسی کلی به اطلاعات مالی ،داده های فروش، و امکان تجزیه و تحلیل مال
خرید نرم افزار خرید و فروش (بازرگانی) از کاربرد کامپیوتر
وظایف حسابدار مالی بازرگانی
با وجود این که سیستم نرم افزار مالی بازرگانی با قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فردی طراحی می شود که کار برای یک حسابدار مالی آسان تر می کند. اما شخص حسابدار نیز صرفا از طریق آشنایی با وظایف خود امکان استفاده از این نرم افزار را خواهد داشت. از جمله مهم ترین وظایف حسابدار مالی بازرگانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تنظیم ترازنامه مالی: این وظیفه از جمله وظایف عمومی حسابدار مالی محسوب می شود که باید به صورت ماهانه یا سالانه یا در پایان دوره های مورد نظر، ترازنامه تهیه کند. تهیه این ترازنامه به صورت مستقیم در تعیین وضعیت مالی شرکت، و امکان بررسی و تصمیمات آینده شرکت اهمیت زیادی دارد.
- تنظیم و تهیه کردن صورت حساب نقدینگی سازمان: این قسمت از وظایف حسابدار مالی بازرگانی از مهم ترین وظایف او محسوب می شود. مدیران مالی با در دست داشتن و مشاهده و بررسی صورت حساب نقدینگی می توانند برای انجام یا لغو کردن مراودات مالی آینده شرکت تصمیم گیری می کنند. در غیر این صورت شناخت و دید کافی از آینده مالی شرکت نخواهند داشت. علاوه بر این، با این ویژگی می توان بررسی نمود که آیا تاکنون کلیه حساب های مالی توسط واحدها و بخش های مختلف سازمان به درستی انجام شده است یا خیر؟
- تهیه آمار دقیق از سود و زیان شرکت: هر سازمان از ابتدای شروع فعالیت خود شرکای مالی، مدیران مالی، هیئت امنا و اعضای هیئت مدیره با تعداد نسبتا زیادی دارد. به همین دلیل ارائه آمار دقیق از سود و زیان شرکت به این افراد اهمیت زیادی دارد. افراد ذکر شده، با مشاهده و آنالیز این آمار تصمیم می گیرند که آیا به همکاری و شریک بودن خود ادامه دهند یا خیر؟ علاوه بر این، دید کلی و حتی جزئی از آینده مالی شرکت خواهند داشت.کاربرد کامپیوتر ارائه دهنده انواع نرم افزارهای حسابداری