چکیده : نگهداشت دانش کلیدی کارکنان یکی از رویکردهای مهم مدیریت دانش و در اصل نوعی مدیریت ریسک است. هنگامی که پرسنل کلیدی با چند دهه تجربه از سازمان خارج می‌شوند، کسب و‌کار درمعرض خطر از دست دادن دانشی قرار میگیرند که به سادگی نمی‌توان آن را در هیچ جای دیگری به دست آورد.
امروزه، افراد باتجربه یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمان به حساب می‌آیند. دانش ضمنی تیم در مورد نحوه انجام کار، منبع دانایی برای انجام امور در کسب و کار است. کارمندان تا 70 درصد از دانش شرکت را در هنگام بازنشستگی یا ترک سازمان با خود می‌برند و فرهنگ و گردش کار شرکت شما را تغییر می‌دهند. این افراد، دانش کافی را در طول سال ها تجربه، تحصیل و همچنین گذراندن دوره های مختلف آموزشی به دست آورده‌اند. پس از خروج کارکنان کلیدی کسب و کار در معرض خطر از دست دادن دانشی قرار میگیرند که به سادگی نمی‌توان آن را جایگزین کرد. از همین رو، یکی از دغدغه‌های اصلی بسیاری از سازمان‌ها، استفاده از دانش افراد باتجربه در شرف بازنشستگی و انتقال آن به سایر افراد و کارکنان سازمان است. بعلاوه سازمان‌ها نگران مستندسازی تخصص در زمینه‌های تجاری با رشد و گردش مالی بالا و همچنین حفاظت از دانش در هنگام ادغام، اکتساب، جداسازی، کوچک‌سازی، بازسازی و جابجایی هستند.
برای همین موضوع مهم است تا بدانیم دانش سازمانی و تجربی از چه طریقی خارج می‌شود و بدانیم چگونه قبل از دست رفتن آن، دانش ارزشمند را حفظ کنیم.
دانش و تجربه سازمانی از چه راه‌هایی از سازمان خارج می‌شود؟
بازنشستگی: کارمندان به دلیل سن یا ناتوانی بازنشسته می‌شوند. بازنشستگی یکی از محرک بزرگ برای احساس نیاز به حفاظت و تسهیم دانش در معرض خطر است. بسیاری از شرکت ها با نزدیک شدن بازنشستگی کارکنان کلیدی خود احساس خط میکنند که دانش و تجربه چند دهه ارزشمند، از سازمان خارج می‌شود.
ترفیع، جابجایی و تغییر نقش: افراد در سازمان بخاطر خدماتی که داشته‌اند ترفیع دریافت میکنند یا به دلایل مختلف نقش آنها در سازمان تغییر می‌کند و جابجا می‌شوند. این جابجایی ها، دانش و تخصصی که افراد به دست آورده‌اند را در معرض خطر قرار می‌گذارد.
کارمندان قراردادی، پیمانکاران و مشاوران: امروزه شرکت‌ها به دلایل مالی، نقش‌های تمام وقت را با نقش‌های پاره وقت یا غیر دائم جایگزین کرده‌اند. از طرفی افرادی که به صورت موقت و پیمانی با شرکت در ارتباط هستند، درصد خارج شدن دانش سازمانی را بالا می‌برند. همکاری‌های کوتاه مدت باعث حذف برخی دانش کلیدی می‌شود.
ادغام، تملک و سازماندهی مجدد: تجدید ساختار سازمانی منجر به خروج داوطلبانه یا غیر ارادی کارکنان می‌شود. بعلاوه بازنگری‌هایی که در مسیر رشد سازمان صورت می‌گیرد باعث می‌شود واحد‌ها در هم ادغام شوند یا تفکیک شوند. این تغییرات نقش کارکنان را تغییر می‌دهد یا حذف می‌کند.
تغییرات در استراتژی، تمرکز، یا تخصص: سازمان‌ها جهت گیری‌های جدیدی را اتخاذ میکنند و بر این اساس نیروی کار را جایگزین میکنند.
کاهش نیروی کار: متاسفانه تعدیل نیرو در شرکت‌ها تعداد قابل توجهی از کارکنان مستعد را حذف می‌کند. پس از اپیدمی کرونا از سال 2020 ، در پی رکود اقتصادی جهانی و اقدامات کاهش هزینه بسیاری از شرکت‌هایی که مجبور به اخراج کارکنان شدند رو به افزایش است.
فرهنگ سازمانی ضعیف و بدون دید بلند مدت: زمانی که کارکنان شاهد تغییرات بی‌پایان، اخراج‌های گسترده، شکست‌های رهبری باشند نسبت به سازمان بدبین می‌شوند که موجب سرخوردگی و ذهنیت شغلی کوتاه مدت می‌شود. در فرهنگ سازمانی ضعیف روی کارمندان وفادار به صورت طولانی مدت ارزش گذاری نمی‌شود و آنها را از دست می‌دهند.
بیماری، مرگ یا مراقبت: بیماری و مرگ جزء لاینفک زندگی هستند. این موضوع می‌تواند برای خود فرد یا از عزیزانش پیش آید که زندگی کاری کارمند را تحت تاثیر قرار می‌دهد. افراد بیمار می‌شوند، می‌میرند یا مجبورند خود را وقف مراقبت از خویشاوندان کنند.
ترک برای مشاغل جدید: کارکنان سازمان را برای جایگاه شغلی بهتری ترک میکنند که دانش و تخصص را نیز با خود می‌بردند.
چطور با این چالش ها مقابله کنیم؟چطور دانش سازمانی را حفظ کنیم؟
در طول عمر همکاری یک فرد بازنشستگی، جابجایی یا ترک کار یک موضوع اجتناب ناپذیر است. با همه این موارد است که ترکیب تیم شما تکامل خواهد یافت، بنابراین حفظ دانش باید در اولویت قرار گیرد. هر کارمندی در مدت همکاری در برنامه‌ها و نقش‌هایی حضور داشته است که ذخیره آن اطلاعات به برنامه‌ریزی و آماده‌سازی طولانی مدت نیاز دارد.
برای حفظ دانش تجربی و سازمانی در گام اول، باید فرهنگ سازمانی مناسب را نهادینه کرد. بنابراین مهم است، زودتر فرهنگ مشارکت را ایجاد کنید و آن را تقویت کنید. برای این کار می توانید چند کار را به صورت آداب همیشگی شرکت تعریف کنید. به عنوان مثال جلسات استندآپ برای ارائه اطلاعات کسب شده و گزارش کارهای روزمره برگذار کنید. شرکت Tinypluse جلساتی در زمان‌های عجیب مثل 10:28 دقیقه برگذار می‌کند تا هم از تاخیر جلوگیری کند و هم فرایند کاری را ضبط کند. این جلسات با خلاقیت و بیان مشکلات و ارائه راه حل باعث بهبود عملکرد کارکنان نیز می‌شود.
در گام دوم، یک استراتژی مدیریت دانش به منظور حفظ و انتقال دانش توسعه دهید. در این استراتژی باید مشخص کنید کدام دانش در معرض خطر است و آن را در الویت قرار دهید. اینگونه گام‌هایی که برمی‌دارید شفاف تر خواهد بود. شرکت آلمانی زیمنس، شرکت تولید انرژی TVA و خطوط هوایی دلتا ایرلاینز آمریکا این کار را با بررسی بهترین کارمندان خود با بیشترین سابقه تصدی انجام می دهند تا مهارت هایی را که برای حفظ آنها نیاز دارند، بیابند و دانش آنان را در شرکت حفظ کنند.
گام سوم، ایجاد شیوه‌هایی برای ثبت و انتقال دانش است. باید کارکنان صاحب دانش و متخصص را ترغیب به ثبت دانش کرد. برای این کار می‌توان ورکشاب‌های دوره‌ای برگذار کرد تا خبرگان مهارت خود را به دیگران آموزش دهند. یا در غالب مصاحبه دانش افراد را ضبط کرد. آزمایشگاه‌های پیشرانه جت ناسا از کارمندان کهنه‌کار خود فیلم میگیرند که در مورد اینکه در مأموریت‌های قدیمی بودن، سخنرانی کنند و از آن برای کمک به انتقال دانش به کارکنان جدید استفاده میکنند.
گام چهارم، ایجاد پایگاه داده دانش است که می‌تواند به جذب، اشتراک‌گذاری و استفاده مجدد از دانش کمک کند. ساده‌ترین و ایمن‌ترین سیستمی را انتخاب کنید که گام های پیشین را نیز برای تیم شما پوشش دهد. به کمک نرم افزار مدیریت دانش می‌توانید دانش شناسایی شده را ثبت کرد و به طور صحیح بین کارکنان به اشتراک گذاشت و یک پایگاه دانش از تخصص‌های مختلف در سطوح سازمانی ایجاد کرد.
از چه ابزارهایی برای حفظ دانش تجربی و سازمانی استفاده کنیم ؟
برای استفاده از مدیریت دانش و حفظ دانش سازمانی خود می‌توانید از ابزارها وتکنینک‌های مختلفی مثل، شبکه اجتماعی درون‌سازمانی، سیستم crm، سامانه اتوماسیون اداری، جلسات استندآپ، داستان سرایی، مستندسازی و نرم‌افزار مدیریت دانش استفاده کنید.
یک ابزار خوب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
سه ویژگی مهم وجود دارد که یک ابزار خوب حفظ اطلاعات باید داشته باشد. اولاً، این ابزار باید تا حد امکان داده‌ها را به صورت خودکار و غیرقابل توجه ضبط کند یا حداقل روند را تا حد امکان آسان کند. ثانیا، و مهم‌تر از آن، دسترسی به اطلاعات ذخیره شده با این ابزار باید سریع و آسان باشد. داده های ذخیره شده باید در قالبی باشد که فوراً برای کارهای روزمره افراد مفید باشد. ثالثاً، باید بتواند دانش ضمنی و آشکار را با ترتیب الویت سازمانی ثبت و حفظ کند تا از آن در بهبود مستمر سازمان نیز بهره‌مند شد.
نرم‌افزار مدیریت دانش موثرترین ابزار برای حفظ دانش سازمانی
معمولاً تنها یک ابزار مدیریت اطلاعات نمی‌تواند به اندازه کافی تمام زمینه‌های کسب‌وکار شما را به این صورت متمرکز پوشش دهد. در این میان نرم‌افزار مدیریت دانش با داشتن تمامی امکانات سایر ابزارها، کامل‌ترین ابزار است که به کمک آن می‌توان دانش ضمنی و آشکار درون سازمان را با تکنیک‌های متفاوت استخراج و در پایگاه دانش ثبت کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد پیاده‌سازی و امکانات نرم‌افزار مدیریت دانش متناسب با استاندار ایزو 30401:2018 ، وارد صفحه نرم‌افزار مدیریت دانش پندار شوید.
کلام آخر
اندیشیدن و حفظ دانش سازمانی به عنوان یک منبع ارزشمند برای موفقیت یک شرکت بسیار مهم است. خیلی اوقات، شرکت ها متوجه نمی‌شوند که چه دانش مهمی دارند تا زمانی که یک کارمند مهم از بین رفته و فرآیندها آنطور که باید کار نکنند. این می‌تواند راهی پرهزینه برای درس گرفتن و کنترل دانش سازمانی باشد، بنابراین زودتر برای حفظ دانش سازمانی برنامه‌ریزی کنید تا سازمان شما در دراز مدت وضعیت بهتری داشته باشد.