فهرست محتوا
بایگانی ریلی یکی از نیاز های اصلی در سازمان های اداری به منظور سازماندهی اسناد و مدارک بایگانی همراه با بهینه سازی محیط اشغال شده ی اتاق اسناد بشمار می رود. استفاده از فایل ریلی موجب سرعت بخشیدن به روند کار و حفاظت از اسناد می شود.
بایگانی ریلی چیست
بایگانی ریلی نوعی سازه کم حجم، مقاوم و با قابلیت جابجای است که با عملکرد مکانیکی در انواع الکترومکانیکی، هوشمند و ساده با انواع متریال با توجه به محیط کار شما طراحی می شود. امروزه با توجه به حجمه زیاد اطلاعات در فضا های کوچک کارای و حساسیت مدارک و اسناد بایکاگانی بیش از پش نیاز به انواع فایل ریلی برای مصارف گوناگون احساس می شود.
کاربرد بایگانی ریلی
بایگانی ریلی در مکان های کوچک با کاربری بایگانی و یا در مراکزی که اسناد زیادی برای بایگانی دارند که سازماندهی آن ها بسیار کار دشواری است بسیار کاربردی است. دسترسی آسان به آرشیو اطلاعات و اسناد سرعت خدمات و کار را در سازمان ها و ادارات به حداکثر می رساند. طراحی فایل ریلی به این صورت است که یک راهروی متحرک ایجاد کرده و قفسه ها روی ریل های مخصول حرکت می کنند تا درست رسی برای بخش های دیگر قفسه های ریلی باز شود.
آشنایی با انواع فایل ریلی
فایل ریلی در مدل های متنوعی وجود دارد که هر کدام با توجه به مقدار فضای محیط، مقدار اسناد، و نوع کاربری با هم متفاوت است. در ادامه به معرفی انواع قفسه های ریلی می پردازیم.
کمد بایگانی ریلی
ساده ترین نوع قفسه ریلی این مدل است که در طرح های جدید با جنس مقاوم مناسب برای محیط های کاری جهت حداکثر استفاده از فضا های محدود است. طراحی مدل های جدید این کمد ها بسیار مدرن است و معمولا از بهترین جنس ام دی اف بازار استفاده می شود.
فایل ریلی مکانیکی
این نوع قفسه ها از جنس فلزی و دارای فرمان جهت جالجایی در طرفین فضای خالی مجاور فقسه می باشد. این نوع قفسه ها یکی از مدل های پر طرفدار ساز مان ها و اورگان هایی است که اسناد بایگانی زیاد اما فضای نگه داری گوچکی دارند که این کمد های بایگانی ریلی می توانند، در محیط های کوچک گنجایش فضای مفید راحدااقل دو تا سه برابر کند.
این قفسه های دارای قفل های استاندارد MIFO است که از لحاظ امنیتی بسیار مورد تایید است و همچنین از ویژگی های این مدل میتوان به فرمان تمام روان اشاره کرد که از کیفیت و سرعت مطلوبی برخوردار است.
بایگانی ریلی برقی
یکی از انواع قفسه ها ی بایگانی، قفسه ریلی برقی است که می توان آن را مدل ارتقا یافته ی مدل قفسه متحرک مکانیکال دانست چرا که تقریبا از لحاظ ظاهری و امکانات شبیه به هم هستند. تفاوت این دو مدل در برقی بودن کمد بایگانی ریلی برقی است که در مراکز دولتی و سازمان های اداری که نیاز به دسترسی سریع و امن به مدارک و اسناد های خود دارد می تواند دسترسی و جابجایی قفسه ها را فقط در 10 ثانیه امکان پذیر سازد.
امکانات بایگانی ریلی برقی
از اماکانات بایگانی ریلی برقی می توان به هوشکند سازی اشاره کرد که ویژگی های بسیاری را در اختیار کار بر قرار می دهد در ادامه به شرح این امکانات می پردازیم.
ارتباط با رایانه
قفسه های الکترونیکی دارای نرم افزار های مدیریت مخصوصی است که جهت کنترل، مدیریت و سرعت بخشیدن به پیدا کردن اسناد طراحی شده که با هوشمند سازی این نوع از قفسه ها می توان ارتباط با رایانه و استفاده از این نرم افزار را میسر کرد.
کاربری راحت تر
در سیستم های بایگانی الکترونیکی با استفاده از موتور های قوی الکترو مکانیکی میتوان قدرت و سرعت جابجایی کمک ها 2 تا 3 برابر کرد و همچنین امکان حرکت چند قفسه با هم را فراهم کرد.
سیستم روشنایی با سنسور هوشمند
در هر کابین ریلی لامپ های مخصوص کم مصرفی بکار رفته که روشنایی مناسب جهت جست و جوی پرونده ها را مسیر می کند. از همین لامپ ها برای روشنایی راهرو ها هم استفاده می کنند که با سنسور های ورود و خروج قطع و وصل می شود.
قفل مرکزی
بایگانی ریلی یا همان فایل ریلی دارای قفل مرکزی میباشد. این قفل ها به دو دسته تقسیم میشوند؛ 1-قفل مرکزی برای تمامی کمد ها 2- فقل مستقل برای هر کمد که میتواند به صورت هوشمند با کلمه عبور و یا اثر انگشت باشد.
پنل LCD
پنل های تصویری مدرنی روی این نوع فایل های ریلی استفاده می شود که دارای پوردت ورودی خروجی است که امکان وارد کردن اطلاعات فایل و ارتباط به کامپیوتر را به کاربر می دهد.
میزکشویی MDF
برای برسی راحت پرونده های بین قفسه ها میز تاشویMDF تعبیه شده که از رفت و آمد اضافی به داخل کابن ها که منجر به گمشدن مدارک می شود جلوگیری می کند. این ویژگی موجب سرفه جویی در وقت کاربران در هنگام بررسی می گردد.
نوار صداگیر لاستیکی
برای جلوگیری از صدای حرکت و برخورد کابین ها از نوار های عایق صدا استفاده می شود که علاوه بر بی صدا کردن حرکت از ورود گرد و خاک به داخل کابین ها جلو گیری می کند.
بایگانی ریلی هوشمند
قفسه ریلی هوشمند از مدرن ترین دستگاه های بایگانی می باشد که تماما از تکنولوژی هوش مصنوعی بهره می برد و امکان امور بایگانی اسناد را در زمان کوتاه و دقت بالا در اختیار کاربران قرار می دهد. قفسه هوشمند از ابزار بایگانی هوشمندی است که در تمامی سازمان ها و ارگان های حساس می تواند نیاز امنیت و سرعت را بر طرف سازد.
این نوع از قفسه های ریلی دارای کامپیوتر داخلی PLC می باشد که به صورت هوشمند قابلیت های ویژه ای نظر موارد زیر در اختیار کاربران بایگانی هوشمند قرار می دهد.
1-تعریف کردن محرمانگی اسناد بین کابین های قفسه های ریلی.
2-امکان دسترسی افراد به قسمت های مختلف کابین بایگانی ریلی.
3-قابلیت جستوجوی بسیار قوی پرونده های براساس اطلاعات تعریف شده.
4-دارای قفل های دیجاتال امنیتی بر اساس استاندارد MITO .
5-جابجایی سریع به صورت سیستم اتوماتیک برقی.
6-میزکار تاشو در کنار هر کابین به منظور بررسی اسناد.
7-دارای برق اضطراری هنگام قطعی برق.
8-مصرف برق پایی و مرقون به صرفه.
فایل ریلی هوشمند مکانیکال
این مدل علاوه بر دارا بودن تمام ویژگی های قفسه ریلی هوشمند دارای یک ویژگی بسیار کاربردی است که آن هم سیستم جابجایی مکانیکی در مواقع نبود برق است که در مکان هایی که امکان نصب تجهیزات برق اضطراری وجود ندارد بسیار مورد استفاده است. از ویژگی های این مدل میتوان به فرمان المینیومی روان نام برد.
مزیت فایل ریلی برقی نسبت به قفسه ریلی مکانیکی
در محیط های بایگانی که با پرونده، زونکن و اسناد کاغذی زیادی سرو کار دارند و فضای کافی برای قفسه بندی و دسته بندی منظم وجود ندارد شما ناچار به استفاده از بایگانی ریلی هستید. اگر بخواهیم که اسناد و مدارک به صورت درست و اصولی بایگانی کنیم و با سرعت بالا به ان ها دسترسی داشته باشیم بهترین راه استفاده از قفسه ریلی برقی و مکانیکی است.
راهرو های متحرک در فایل ریلی بسیار کار آمد است و با توجه به موقعیت فضای کار شما و نوع طراحی می تواند تا بیش از 80 درصد به فضای شما اضافه کند. در نوع مکانیکی این محصولات حرکت قفسه ها با فرمان آلمینیومی که با گیر بکس مخصوصی حرکت نرم برای شما ایجاد می کند انجام می شود و این کار باید به صورت دستی انجام شود.
اما در نوع برقی این محصولات جابجایی بجای فرمان با یک پنل الکترونیکی با فشردن فقط یک دکمه بدون دخالت نیروی انسای بصورت اتوماتیک انجام می پذیرد. همچنین این قفسه های امکان هوشمند سازی و کنترل از طریق کامپیوتر به منظور دسترسی فوق سریع با وارد کردن شماره پرونده به سیستم را فراهم می کند.
اگر در فکر هوشمند سازی نوع برقی باشید امکاناتی نظیر سیستم روشنایی مجهز به سنسور ورود و خروج به منظور راحتی کاربرو صرفه جویی در مصرف برق در اختیار شما است. سیستم مدر چشم هوشمند جهت شناسایی کاربران مجاز برای امنیت بیشتر اسناد هم از دیگر امکانات هوشمند سازی است.
از ویژگی های دیگر ایر قفسه ریلی برقی می توان به استفاده از پنل کنترل از راه دور اشاره کرد که بسیار کار آمد است. با توجه به همه ی این امکانات در نوع برقی باید به این موضوع اشاره کرد که تمام فعالیت های این دستگاه بصورت الکترونیکی است و در صورت قطعی برق و نبود برق اضطراری استفاده از ان امکان پذیر نیست ولی فقسه ریلی مکانیکی را در تمامی شرایط می توان استفاده کرد.
بهترین شرایط استفاده از فایل ریلی
هر چه ما محیط های ایزوله تری برای بایگانی خود فراهم کنیم عمر تجهیزات و اسناد خود را بالاتر برده ایم.
عواملی مانند: گرد و خاک، نور خورشید، رطوبت، حشرات و جوندگان و همچنین ورود افراد متفرقه و غیر حرفه ای در محیط بایگانی کابین ریلی می تاوند موجب تخریب مدارک و قفسه ها شود. در ادامه به مواردی از پروتکل های ایزوله سازی محیط بایگانی اشاره می کنیم.
1-طبقه همکف هر ساختمان مناسبترین فضا برای بایگانی میباشد نه زیر زمین.
2-پنجره های زیاد موجب ورود نور شدید می شود به وسیله پرده نور خورشید راکم کنید.
3-قرار دادن فیلتر و هواکش به منظور جلوگیری از گرد و خاک.
4-استفاده از شیشه های کاهش دهنده نور اشعه ماوراء بنفش و مادون قرمز.
5-عایق بندی و استفاده از سیستم آکوستیک برای جلوگیری از سر و صدا.
6-نصب سیستم اطفاء حریق خودکار و دستی.
7-ایجاد دیوار آتش جهت مجزا سازی سالن های بزرگ.
8-استفاده از سیستم قفسه ریلی شرکت جهان بایگان جهت ایجاد تمرکز و محافظت بیشتر جهت.
9-استفاده از سیستم بایگانی ریلی جهت جلوگیری از ورود نور – گرد و خاک – حشرات و جوندگان و نیز به تاخیر انداختن رسیدن آتش به مدارک موجود و ایمن سازی مدارک.
10-استفاده از جعبه محافظ پوشه و کد بندی صحیح موضوعی برای تقسیم مدارک.
11-دور بودن واحد بایگانی از محل پارکینگ به منظور جلوگیری از ورود دود – بخارات بنزین – دی اکسید گوگرد و اکسید نیتروژن.
12-ایجاد هواساز جهت ثابت نگاه داشتن هوا (۱۸ درجه سانتی گراد) و رطوبت گیر جهت ثابت نگاه داشتن رطوبت (۵۵درصد).
13-جدا سازی واحد بایگانی از محل استقرار پرسنل اداری.
مراحل رنگ آمیزی کابین های بایگانی ریلی
جنس رنگ موجود در کابین های ریلی از عوامل مهمی است که به بهبود کیفیت و افزایش عمر می انجامد. استفاده از رنگ های مخصوص از برند های معتبر یکی از ویزگی های مهمی است که سازنده قفسه باید حتما آن را رعایت کن.
رنگ های مورد استفاده در قفسه ریلی باید از پودری و با پایه ی پلی استر و یا اپوکسی هیبرید باشد و باید با توجه به استاندارد رنگ آمیزی کابین ها فلزی ضد حریق رنگ کاری شود.
شما به عنوان مضرف کننده اگر در مکان های مرطوب مانند شمال یا جنوب کشور فعالیت دارید و قصد تعیه این نوع از کابین های ریلی را دارید حتما باید قبل از سفارش این مسئله را با سازنده مطرح کنی چرا که رطوبت موجب از بین رفتن رنگ و اکسیده شدن فلز می شود پس باید زیر سازی مخصوصی جهت استفاده در این شرایط انجام شود که هزینه ی بیشتری باید پرداخت شود.
در نتیجه میتوان بگوییم که استفاده از بایگانی ریلی یک سرمایه گذاری برای محیط بایگانی شماست چرا که فایل ریلی امکانات فراوانی دارد که هرکدام باعث بالا رفتن راندمان، صرفه جویی در وقت، کم کردن هزینه ها و امنیت مدارک و اسناد شما می شود. همچنین حداقل عمل مفید انواع قفسه ریلی 20 سال است که با استفاده صحیح می توان بر زمان دوام این محصول اضافه کرد.
برای سفارش به سایت کلیک کنید https://www.jahanbaygan.com /